Erstellung einer Kapitalflussrechnung in sieben Schritten

Diese Methode funktioniert nur, wenn Sie Folgendes verstehen:

• Sie müssen wissen, was eine Kapitalflussrechnung ist und woraus sie sich zusammensetzt (betriebliche Tätigkeit, Investitionstätigkeit, Finanzierungstätigkeit und abschließende Abstimmung). Sie müssen ein grundlegendes Wissen über Zahlungsströme, die Beziehung zwischen den einzelnen Komponenten des Abschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und sonstige), über Bilanzierungsfragen etc. haben.
• Vorteilhaft ist auch ein entsprechend einfacher Zugang zu den verschiedenen Buchhaltungsdaten. Manchmal müssen Sie einige Anpassungen anhand der Belegdaten vornehmen und es wäre natürlich schön, alle Informationen unmittelbar zur Hand zu haben.
• Sie können nun ruhig bleiben, brauchen nicht nervös zu werden, jeder Stress ist überflüssig. Bleiben Sie geduldig und konzentrieren Sie sich auf diese wunderschöne Aufgabe.

Sind Sie bereit? Gut, dann fangen wir an! Sie werden nun lernen, wie man eine Kapitalflussrechnung mittels der indirekten Methode erstellt.

Damit Sie anfangen können, benötigen Sie zumindest die folgenden Dokumente:

• Bilanz (Darstellung der Vermögenslage) zum Ende der letzten Berichtsperiode (Abschlussbilanz) und zum Beginn der laufenden Berichtsperiode (Eröffnungsbilanz)
• Gesamtergebnisrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung und Darstellung des sonstigen Gesamtergebnisses, falls anwendbar) für die laufende Berichtsperiode
• Eigenkapitalveränderungsrechnung für die laufende Berichtsperiode
• Kapitalflussrechnung der vorherigen Berichtsperiode – gut, Sie kommen auch ohne aus, aber sie wäre doch eine gute Quelle für mögliche wiederkehrende Anpassungen in der laufenden Periode
• Informationen über wesentliche Transaktionen in Ihrem Unternehmen während der aktuellen Berichtsperiode. Natürlich können Sie Ihre Kapitalflussrechnung auch um nicht wesentliche Posten bereinigen, doch das würde ihren Informationswert (schließlich handelt es sich eben um unwesentliche Posten, doch Vorsicht mit der Aggregation) nicht merklich steigern, also machen Sie sich deshalb keine Sorgen

Die ersten vier Punkte sind sonnenklar, doch welche Informationsquellen sollten Sie für die wesentlichen Transaktionen benutzen? Das ist unsere kurze Liste der Dinge, auf die Sie achten sollten:

• wesentliche Verträge, die Ihr Unternehmen während oder vor dem Ende der Berichtsperiode abgeschlossen hat (Leasing-, Miet-, Absicherungs-, Bauverträge etc.)
• Protokolle oder Memos von Sitzungen der leitenden Gremien Ihres Unternehmens, also etwa Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen, Gesellschafterversammlungen und Sitzungen des Prüfungsausschusses
• Akten aus der Rechtsabteilung, in denen es um Verfahren gegen Ihr Unternehmen (und umgekehrt) geht
• Dokumente von Ihrer für Investitionen beziehungsweise Anlagevermögen zuständigen Abteilung, in denen Sie nach wesentlichen Käufen, Verkäufen, Tauschtransaktionen und sonstigen Transaktionen mit Anlagevermögen suchen können

Das ist nur eine sehr allgemein gehaltene Shortlist und wir sind uns sicher, dass Sie besser als wir wissen, welche Transaktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Also gehen Sie, fragen Sie und sehen Sie sich dort um, wo Sie glauben, fündig zu werden.

Nehmen Sie nun die Abschluss- und die Eröffnungsbilanz und erstellen Sie eine einfache Tabelle mit drei Spalten: In die 1. Spalte tragen Sie die Bilanzposten ein (zum Beispiel materielles Anlagevermögen), in die 2. Spalte den Saldo des jeweiligen Postens aus der Abschlussbilanz und in die 3. Spalte den Saldo des Postens aus der Eröffnungsbilanz.

Wie Sie sicher wissen, hat jede Bilanz zwei Teile: Aktiva auf der einen und Eigenkapital und Verbindlichkeiten auf der anderen Seite. Im Idealfall sollten beide Seiten dasselbe ergeben, oder? Wenn Sie also diese einfache Tabelle erstellen, geben Sie die Aktiva bitte mit einem Pluszeichen, Eigenkapital und Verbindlichkeiten mit einem Minuszeichen ein. Machen Sie nun den Test: Wenn Sie Zeichen und Zahlen richtig eingetragen haben, müssen alle Aktiva einerseits sowie das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten andererseits 0 ergeben (Zwischensummen nicht berücksichtigen).

In der 4. Spalte berechnen Sie jetzt die Veränderungen in der Bilanz über die laufende Periode. Verwenden Sie dazu eine einfache Formel: Eröffnungsbilanz minus Abschlussbilanz (Achtung – umgekehrt funktioniert es nicht!). Wenn Sie alle Veränderungen richtig berechnen, muss die Summe aller Veränderungen 0 ergeben (auch hier dürfen Sie die Zwischensummen nicht berücksichtigen). Lassen Sie uns noch hinzufügen, dass Sie auch Ihre Summen- und Saldenliste anstelle der Bilanz verwenden können. Damit liegen Ihnen dann detailliertere Daten vor. Das hängt einzig und allein davon ab, wie sehr Sie ins Detail gehen wollen.

Bisher alles ganz einfach, oder? Es ist aber sehr wichtig, dass Sie genau arbeiten und keine Zeichen und Formeln verwechseln. Überprüfen Sie lieber alles noch einmal, bevor Sie weitermachen.

Vor Ihnen sollte nun ein leeres Formular einer Kapitalflussrechnung liegen, das nur darauf wartet, dass Sie an die Arbeit gehen. Im Idealfall können Sie eine Kapitalflussrechnung aus früheren Perioden verwenden und nur die Bezeichnungen der einzelnen Abschnitte übernehmen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass diese sich nicht geändert haben. Ohnehin lässt sich bei Bedarf jederzeit eine neue Zeile einfügen.

Die Logik hinter diesem Schritt: Jede Veränderung in der Bilanz hat auch Auswirkungen auf die Kapitalflussrechnung – und falls nicht (wenn eine Bewegung in der Bilanz eine zahlungsunwirksame Transaktion ist), wird sie für später angepasst.

Nun sollten Sie sich alle Veränderungen in Ihrer Bilanz ansehen und jede Zahl in das leere Formular der Kapitalflussrechnung eintragen. Wenn Sie beispielsweise berechnet haben, dass die Veränderung in Ihren Sachanlagen –10.000 beträgt, so geben Sie diese Zahl unter Investitionstätigkeiten in das Formular unter dem Titel „Sachanlagen Erwerb“ ein (da die Änderung minus 10.000 beträgt, bedeutet das, dass das Unternehmen Geld zum Erwerb der Sachanlage bezahlt hat).

Fahren Sie nun fort und ordnen Sie jede Änderung in der Bilanz der Kapitalflussrechnung zu, bis Sie mit allen durch sind. Sie sollten nun eine Kapitalflussrechnung mit zwei Spalten haben: 1. Spalte = Titel der einzelnen Kapitalflussposten und 2. Spalte = zugeordnete Veränderungen in der Bilanz. Führen Sie nun eine Überprüfung durch: Die Summe der 2. Spalte muss (ohne Zwischensummen) 0 ergeben. Falls nicht, haben Sie etwas falsch gemacht. Dann müssen Sie leider zum Anfang zurück und alles noch einmal überprüfen.

Sie verfügen mittlerweile über eine solide Grundlage, um Ihre Kapitalflussrechnung erfolgreich abschließen zu können. Doch diese Zahlen bedeuten nichts. Wir haben also noch etwas mehr zu tun.

Nehmen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Darstellung des sonstigen Gesamtergebnisses zur Hand. Finden Sie alle Zahlen heraus, die vielleicht zahlungsunwirksame Transaktionen abbilden. Im Normalfall sind zahlungsunwirksame Anpassungen die Folgenden:

• Abschreibungen
• Zinsertrag und Zinsaufwand (soweit nicht zahlungswirksam)
• Ertragssteueraufwand (soweit nicht zahlungswirksam)
• Aufwand durch Zuführung oder Auflösung verschiedener Rückstellungen
• Veränderungen der Neubewertungsrücklage
• Wechselkursveränderungen
• Neubewertung bestimmter Vermögenswerte und Schulden zum Periodenende
• Tauschtransaktionen.

Es gibt natürlich noch viele andere mehr.

Sobald Sie eine zahlungsunwirksame Transaktion finden, nehmen Sie einfach eine Anpassung im leeren Formular Ihrer Kapitalflussrechnung vor. Führen Sie jede Anpassung in einer eigenen Spalte durch. Anpassungen durchzuführen bedeutet einfach, eine Zahl in der einen Rubrik hinzuzurechnen und sie von der anderen abzuziehen. Das ist wie doppelte Buchhaltung. Der Trick besteht darin, festzustellen, 1. welche Rubriken der Zahlungsströme von zahlungsunwirksamen Posten betroffen sind und 2. wo die Plus- und wo die Minusseite ist.

Nehmen wir als Beispiel den Abschreibungsaufwand. Auf einer Seite führt er zu einer Verringerung des zahlungsunwirksamen Ergebnisbeitrags, muss also hinzugerechnet werden. Geben Sie nur die Zahl unter betrieblichen Tätigkeit, Rubrik „Anpassungen aufgrund zahlungsunwirksamer Posten: Abschreibung“ mit einem Pluszeichen ein. Doch wo tragen wir dieselbe Zahl mit einem Minuszeichen ein? Nun, die Abschreibung hat die Gesamtzahlungen für den Erwerb von Sachanlagen künstlich erhöht. Wir ziehen den Betrag also einfach von den Investitionstätigkeiten unter der Überschrift „Erwerb von Sachanlagen“ ab. Überprüfen Sie das: Insgesamt ergibt die Anpassung 0.

Machen Sie so weiter, bis Sie alle gefundenen zahlungsunwirksamen Anpassungen aus der Gesamtergebnisrechnung abgearbeitet haben. Und vergessen Sie nicht zu prüfen, ob der Gesamtbetrag nach jeder Anpassung 0 ergibt.

Wir wissen, dass das wahrscheinlich der schwierigste Teil ist. Denn manchmal kann es knifflig sein, zu wissen, wo die Veränderung mit welchem Vorzeichen einzugeben ist. Doch das Grundprinzip ist immer dasselbe: Die Anpassung muss auf beiden Seiten eingetragen werden und die Summe muss immer 0 ergeben.

Schritt 5 ist ganz ähnlich wie Schritt 4, doch nun nehmen Sie sich andere Informationsquellen vor. Wir haben einige von ihnen bereits in Schritt 1 aufgelistet.

So könnten Sie beispielsweise feststellen, dass Ihr Unternehmen einen bedeutenden neuen Leasingvertrag abgeschlossen hat. Und darin ist sicherlich eine zahlungsunwirksame Anpassung verborgen, weil der Zugang bei den Sachanlagen der auf der Seite 1 erfasst ist, nicht aus den liquiden Mitteln bezahlt wurde. Ferner wurde der Anstieg der Leasingverbindlichkeiten erfasst, doch die Gesellschaft hat keinerlei liquiden Mittel erhalten. Sie müssen also eine Anpassung in genau derselben Weise vornehmen, wie wir sie in Schritt 4 beschrieben haben. Vergessen Sie nicht: Die Gesamtsumme muss immer 0 ergeben.

Dann können Sie sich die Protokolle von leitenden Gremien des Unternehmens vornehmen. Hier werden Sie vielleicht feststellen, dass ein Großaktionär zugestimmt hat, durch die Umwandlung eines Darlehens in Aktien das Eigenkapital zu erhöhen. Also eine zahlungsunwirksame Transaktion, oder? Ihr Eigenkapital hat sich erhöht, doch es liegt kein Zahlungseingang vor. Die Darlehen haben sich zudem verringert, ohne dass Geld geflossen ist.

Sie können so weitermachen, bis Sie alle Informationen durchgegangen sind, die Ihnen relevant oder notwendig erscheinen. Wir möchten Sie nur daran erinnern, dass Sie jede Anpassung in einer gesonderten Spalte vornehmen und überprüfen müssen, ob unter dem Strich jeweils 0 herauskommt.

Dieser Schritt eignet sich besonders für fleißige, hart arbeitende und pflichtbewusste Menschen. Sie können ihn überspringen, wenn Sie möchten, doch wir empfehlen das aus einigen sehr offensichtlichen Gründen nicht: Mit dieser Maßnahme können Sie sich ziemlich sicher sein, alle wesentlichen zahlungsunwirksamen Anpassungen in Ihren Zahlungsströmen vorgenommen und nichts Wichtiges ausgelassen zu haben. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihnen alle verfügbaren Informationen aus den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens vorliegen – sehr gut. Doch selbst bei einer nur leisen Unsicherheit sollten Sie auf diesen Schritt nicht verzichten.

Er ist zum Glück ganz einfach. Nehmen Sie die größten oder wichtigsten Posten in Ihrer Bilanz und stimmen Sie ihre Veränderungen zwischen Eröffnungs- und Abschlussbilanz ab. Prüfen Sie, ob bereits jede Bewegung in Ihrer Kapitalflussrechnung enthalten ist.

Nehmen wir die Sachanlagen als Beispiel. Sie könnten feststellen, dass folgende Bewegung bei den Sachanlagen eingetreten ist: Abschlusssaldo (von der Abschlussbilanz) = Sachanlagen-Eröffnungssaldo (aus der Eröffnungsbilanz) plus zahlungswirksame Erwerbe von Sachanlagen plus Erwerb von Sachanlagen im Rahmen eines Finanzierungsleasing plus Tausch von Sachanlagen abzüglich Abschreibung auf Sachanlage, abzüglich Verlust aus dem Verkauf von Sachanlagen, abzüglich der zahlungswirksamen Veräußerung von Sachanlagen. Welche Posten aus dieser Bewegung sind zahlungsunwirksam? Ich würde sagen, folgende: Erwerb von Sachanlagen im Rahmen eines Finanzierungsleasing, als Tausch erhaltene Sachanlagen, Abschreibungen und Verlust aus dem Verkauf von Sachanlagen. Sie müssen also für jeden dieser zahlungsunwirksamen Posten eine Anpassung vornehmen. Bereits geschehen? Gut. Noch nicht erledigt? Nun, das ist doch der Grund, warum Sie die Veränderungen durchgehen. Sie haben noch eine notwendige Anpassung gefunden, also sollten Sie sie auch durchführen.

Nehmen wir an, Sie haben mittlerweile hart gearbeitet, viele Anpassungen vorgenommen, Bewegungen bei wesentlichen Bilanzposten überprüft und die Summe beträgt in jedem Fall 0. Tolle Leistung!

Nun ist die Finalisierung Ihrer Kapitalflussrechnung nur noch ein Kinderspiel. Was liegt da vor Ihnen? Eine riesige Excel-Datei. Die 1. Spalte enthält die Überschriften und Titel Ihrer Kapitalflussrechnung, die 2. Spalte die Veränderungen in der Bilanz und die 3. bis x. Spalte die einzelnen Anpassungen.

Nun ist es Zeit für die letzte Spalte. Und – richtig geraten – die letzte Spalte ist die eigentliche Kapitalflussrechnung. In den einzelnen Zeilen oder Posten der Kapitalflussrechnung berechnen Sie die horizontale oder Zeilensumme aus den Zahlen der Spalten 2 bis x. Sie berechnen tatsächlich die Veränderungen in der Bilanz für die einzelnen Rubriken, bereinigt um zahlungsunwirksame Posten, und schon erhalten Sie den richtigen Zahlungsstrom für die jeweilige Rubrik.

Gut. Jetzt überprüfen Sie, ob das alles auch einen Sinn ergibt. Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Zahl in der Zeile „Erwerb von Sachanlagen“ erhalten, sollten Sie diese Zahl anhand Ihrer Buchhaltungsaufzeichnungen überprüfen oder die Investitionsabteilung fragen, ob die Zahlungsströme für Sachanlagen in der Periode dem von Ihnen berechneten Betrag entsprechen. Falls Sie weit danebenliegen, müssen Sie etwas vergessen haben oder Sie haben die Plus- und Minuszeichen vertauscht oder einen anderen Fehler gemacht.

Sehen Sie sich abschließend die vertikale Summe der letzten Spalte an. Wenn sie 0 ausmacht, haben Sie gewonnen und können sich zufrieden zurücklehnen, die Augen schließen, entspannen... doch das ist ein Thema für einen anderen Artikel.

Bitte bedenken Sie, dass wir Ihnen mit diesem Artikel einen systematischen Ansatz für die Erstellung einer Kapitalflussrechnung präsentieren und nicht die Details der einzelnen Anpassungen oder sonstige technische oder fachliche Fragen behandeln wollen. Es geht uns darum, Ihnen zu beweisen, dass eine Kapitalflussrechnung, Schritt für Schritt durchgeführt, keine Hexerei ist.

Wenn Sie weitere Tool-Unterstützung benötigen, dann schauen Sie sich doch mal das WTS Advisory Konsolidierungstool in unserer Toolbox  an. Es ist aus jahrelanger Praxiserfahrung entstanden und bietet die Möglichkeit strukturiert die Kapitalflussrechnung zu ermitteln.