Remote Auditing in der Internen Revision – Chancen und Herausforderungen

Die anhaltende COVID-19-Pandemie und die damit einhergehende verstärkte Abwesenheit vor Ort führen zu einer Veränderung der Arbeitswelt. Das „remote“ - Arbeiten aus dem Home-Office ist mittlerweile ein integraler Bestandteil des neuen Arbeitsalltags. Diese Entwicklung spiegelt sich auch im Bereich der Internen Revision wider, wo die Prüfungsdurchführung zu einem nicht unbedeutenden Teil ebenfalls zunehmend „remote“ zu erfolgen hat.

Das „Remote-Auditing“ ermöglicht den internen Revisionsbereichen in der aktuellen Pandemiesituation die Fortsetzung ihrer geplanten Prüfungsaktivitäten und eröffnet den Unternehmen zudem weitere Vorteile. Es können bspw. signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Reisezeiten und -kosten generiert werden. Gerade der Wegfall von zum Teil erheblichen Reisezeiten und die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens ermöglichen eine höhere Flexibilität bei der Prüfungsplanung und -durchführung.

Die Umsetzung des Remote-Auditing bedarf jedoch technischer und organisatorischer Maßnahmen. Die technische Grundvoraussetzung für ein Remote-Audit stellt selbstverständlich das Vorhandensein einer softwarebasierten Plattform für Video- und Webkonferenzen dar. Zudem ist ein sicherer Datenaustausch, z. B. mittels entsprechender Filesharing-Plattformen, und ein angemessener Remote-Zugriff (insbes. aus dem Homeoffice) auf die IT-Systeme durch eine angemessene IT-Governance und Sicherheitsinfrastruktur zu gewährleisten. Die wesentlichen organisatorischen Herausforderungen bestehen u. a. in der Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit und Vollständigkeit prüfungsrelevanter Unterlagen in digitaler Form sowie in der etwaigen Anpassung der Prüfungsmethodik. Letztere kann fortan z. B. den verstärkten Einsatz von Process-Mining-Tools und Datenanalysetools implizieren. Ein sinnvoller Einsatz solcher Tools ist jedoch nur zielführend, wenn die zu prüfenden Prozesse und Kontrollen digitalisiert und damit mittels Datenanalysetools analysierbar sind. Ebenso erfordert der Einsatz solcher Tools ein entsprechendes Know-How des Revisionsteams. Daneben gewinnen die Aspekte einer noch frühzeitigeren und sorgfältigeren Vorbereitung der Remote Audits sowie einer regelmäßigen und strukturierten Kommunikation mit den Ansprechpartnern an Bedeutung, da ein ad-hoc „Nachjustieren vor Ort“ nicht mehr so leicht umsetzbar ist. Dem kann durch eine strukturierte Interviewplanung entsprochen werden. Ferner gilt es, die Mitarbeiter der Internen Revision zur Moderation von Meetings und Workshops im virtuellen Raum durch die rechtzeitige Organisation entsprechender Schulungen zu befähigen.

Die Umsetzung des Remote-Auditing bringt sowohl signifikante Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. In der Praxis haben sich bis dato vor allem Operations-, Finanz- und IT-Audits als für das Remote-Auditing geeignet erwiesen. Es bleibt abzuwarten, inwieweit sich das Remote-Auditing nach dem Ende der Pandemie nachhaltig im Revisionsbereich etablieren wird oder ob eher auf ein hybrides Format gewechselt werden wird. Der Grad der Digitalisierung von Audits wird in jedem Fall weiter zunehmen. Unsere Experten unterstützen sowohl bei der Schaffung der notwendigen Voraussetzungen für Remote Audits in der Internen Revision als auch bei deren Durchführung.

Autoren: Edona Gashi & Andreas Götz